ПИСЬМО УФНС РФ по г. Москве от 14.11.2006 N

<ПИСЬМО> УФНС РФ по г. Москве от 14.11.2006 N 20-12/100253
<ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ САМОСТОЯТЕЛЬНО РАЗРАБОТАННОЙ ФОРМЫ ПУТЕВОГО ЛИСТА>

Вопрос: Вправе ли организация, не осуществляющая транспортные перевозки, в целях учета расходов на приобретение горюче-смазочных материалов при определении налоговой базы по налогу на прибыль использовать самостоятельно разработанную форму путевого листа?

Ответ:

УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ
ПО Г. МОСКВЕ

ПИСЬМО
от 14 ноября 2006 г. N 20-12/100253

Организация может учитывать расходы на приобретение ГСМ либо в соответствии с подпунктом 5 пункта 1 статьи 254 НК РФ в составе материальных расходов, либо согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как расходы на содержание служебного транспорта. То есть важно назначение используемого транспорта.
При этом расходы на приобретение ГСМ независимо от их квалификации должны соответствовать критериям, установленным в пункте 1 статьи 252 НК РФ. Согласно указанной норме расходами в целях налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.
Порядок оформления документов предусмотрен нормативными правовыми актами соответствующих органов исполнительной власти, которым в соответствии с законодательством РФ предоставлено право утверждать порядок составления и виды первичных документов, которыми оформляются хозяйственные операции.
На основании пункта 1 статьи 11 НК РФ институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства РФ, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено НК РФ.
В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, и только для документов, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, установлены определенные обязательные реквизиты.
Таким образом, если форма конкретного первичного учетного документа предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, то для того, чтобы принять этот документ к учету в качестве документа, подтверждающего совершение определенной хозяйственной операции, он должен быть составлен по форме, содержащейся в указанных альбомах.
Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" утверждены формы путевого листа для строительных машин, легковых и грузовых автомобилей. Данные формы в обязательном порядке применяются специализированными и автотранспортными организациями.
Что касается остальных организаций, то согласно письму Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде ГСМ. В указанной форме необходимо отразить все реквизиты, предусмотренные в пункте 2 статьи 9 Закона N 129-ФЗ, а именно:
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
При этом первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.
Кроме того, самостоятельно разработанная форма путевого листа в обязательном порядке должна содержать также информацию о месте следования автомобиля. Такие данные позволяют судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях.
Согласно указанному письму Минфина России путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информации о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы по использованию ГСМ.
Учтите: если организация использует самостоятельно разработанную форму путевого листа, его форма должна быть приведена в учетной политике.
Таким образом, организация, не относящаяся к специализированной либо автотранспортной, может применять самостоятельно разработанную форму путевого листа, содержащую все перечисленные выше показатели и зафиксированную в учетной политике на соответствующий налоговый период.

И.о. заместителя
руководителя Управления
советник государственной
гражданской службы 1-го класса
О.М. Спицына